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デジタルワークプレイス②『デジタルワークプレイスのメリットと導入課題について』

 

〝むくげ〟です!

どのような場所でも同じ環境で快適に働くことができる『デジタルワークプレイス』という言葉を最近よく聞くようになりました。そこで、『デジタルワークプレイス』とはどのようなものであるのか、導入のために必要なってくるポイントはどんなことがあるのかなど、概要について簡単に説明していければと思います。

今回はデジタルワークスペースを導入でうけられるメリットと導入への課題に関してみていきたいと思います。

デジタルワークプレイスとは?という方は前回の↓を是非ご参照ください。
デジタルワークプレイス①『デジタルワークプレイスとは?デジタル化との違いについて』

 

デジタルワークプレイス導入のメリット

テレワークの維持と生産性向上

デジタルワークプレイスは、テレワーク導入が加速して行われるなか浮き彫りになった課題(円滑なコミュニケーションがとりにくくなった、セキュリティの面に不安が残る等)を解決する新たなプラットフォームとなることが期待できます。zoom等でのオンライン会議やチャットによる円滑なコミュニケーション、資料作成などにおいてはチームでの同時編集ができるサービスなどを活用すれば、テレワーク環境でも高い生産性が見込めます。テレワークを導入していく場合は、デジタルワークプレイスの検討がとても有効です。

コミュニケーション環境の昇華

チャットツールや社内SNSなど充実したコミュニケーション機能を持つものが多いデジタルワークプレイス。同じ部署やメンバー間のコミュニケーションはもちろんのこと、部署や役職を超えた幅広い意思疎通の手助けとなります。活用方法次第で、トップダウン型の業務形態ではできなかった意見のやり取りも可能となり、よりオープンで生産性の高い企業風土が生みだすことができる可能性もあります。

従業員の満足度向上

クラウドやモバイルを活用していくことにより、場所や時間に縛られない働き方の実現が可能となり、従業員満足度の向上が見込めます。そのほか、役職などに制限されないコミュニケーションの実現や、企業文化の育成、社内情報の共有と一括管理が可能になることで、社員も企業も成長していく環境を整備することができます。また、時間や場所に縛られない労働環境は、拠点外の広い地域から優秀な従業員を確保することも視野にいれることができます。

生産性の向上

時間や場所にとらわれることなく、様々な端末からアクセスができることで、快適で効率的な労働環境と役職や部署を超えた円滑で質の高いコミュニケーションが実現できるデジタルワークプレイスは、生産性を向上させることができる労働環境と言えます。デジタルワークプレイスによって新たなビジネスアイディアやチャンスが生み出される可能性が高まります。

 

導入における課題と実現に必要なツール

導入における課題

コミュニケーションの環境

これまで何度か記述しましたように、リモートで業務をおこなう場合必ずコミュニケーション環境の問題が出てきます。デジタルワークプレイスの導入でもこの課題は対策をする必要があります。リアルでのコミュニケーションをとることが難しくなってしまうので、プラットフォームの中で円滑で充実したコミュニケーションがとることができるツールや施策を準備する必要があります。

勤怠管理

デジタルワークプレイスを導入すると、事務所などに出社せずとも業務遂行は問題なく行える環境が整う形となります。そのため勤怠管理の方法は見直しが必要になる可能性があります。皆がそれぞれの場所でそれぞれの時間で働くので、従業員にとって使いやすく且つ公平な勤怠管理が必要になります。例えば、多様化する働き方に対応する為に、端末があれば場所を選ばず勤怠管理ができるクラウド型のサービス等はとても有効だと思います。

あわせて人事評価のルールも検討・周知し、従業員がデジタルワークプレイスを積極的に活用できるような評価制度を作り周知しなければ、デジタルワークプレイスの価値は半減してしまう。

セキュリティ

デジタルワークプレイスの導入のために、デジタル化を進めていくことに比例して、セキュリティの問題も大きな課題となっていきます。オフィス内外を問わず、あらゆる端末・環境からネットワークを介して仕事をすることになります。そこでいつでもセキュアに情報にアクセスできるように、高度なセキュリティの確保が必要になります。UTMの導入やVPNの利用などセキュリティ対策はいろいろありますが、ゼロトラストセキュリティモデルによってセキュリティ構築するなど、高度な対策を導入していくことが望まれます。

 

実現に必要なツール

デジタルワークプレイスの導入時にになってくるツールは5つあります。

  • オンライン会議システム
  • チャットツール
  • クラウドのファイルサーバ
  • セキュリティツール
  • 勤怠管理システム

 

オンライン会議システム

デジタルワークプレイスの導入に際し、最も重要になるのがオンライン会議システムです。これを活用することで、社内外の人を簡単に円滑なコミュニケーションをとることができます。また、移動にかかるコストや時間を削減することもでき、大きな恩恵を受けることが望めます。

チャットツール

チャットツールを業務体系に組み込むことで、デジタルワークプレイスの生産性が大きく向上します。メールを使ってコミュニケーションをとることもできますが、ちょっとした報告やリアクションのような気軽なコミュニケーションが可能なチャットツールを有効に活用すことで、チームのスピード、生産性向上が期待できます。

クラウドのファイルサーバ

デジタルワークプレイスではオフィスと同じようにどこでも仕事が行えることが重要になります。そのためには端末からネットワーク経由でデータにアクセスしたり、ファイルを編集したりできるクラウドのファイルサーバがは不可欠となります。

セキュリティツール

社内外から多数の端末を介しデータにネットワークを介してアクセスするデジタルワークプレイスでは、前述したように、セキュリティ対策が脆弱だと多様化・複雑化するサイバー攻撃によって大きな被害被ることになるだけではなく、企業の社会的信用も大きなダメージを受けてしまいます。

システムへの安全なアクセスの確保、エンドポイントへのセキュリティ対策、ゼロトラストモデルのセキュリティ構築等の高度な対策が必要になります。

勤怠管理システム

先に記述した通り、出社せずとも業務遂行は問題なく行える環境が整う為、勤怠管理もオンラインで行い、社員それぞれが個人の端末で打刻等の勤怠管理ができるようにしなければいけません。その為にはクラウド型の勤怠管理システムのサービスの導入が必要になります。

 


 

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