Face book「事業継続力強化計画」認定制度の概要と申請までの流れ(手引き)②
この度弊社では「事業継続力強化計画」認定制度への計画策定と申請を行い、無事認定を頂くことが出来ました。
今回は実際に策定を行った時の内容を基に、認定制度の概要と基本的な流れを共有しつつこれから取得をお考えの方の参考となれれば幸いです。
この記事では、①〝概要について〟と②〝申請までの流れ(手引き)〟に分けて投稿させていただきます。
今回は後半の②として申請までの流れ(手引き)に関してご紹介させていただきます。
「事業継続力強化計画」の概要に関して知りたい方は↓をご参照ください。
「事業継続力強化計画」認定制度の概要と申請までの流れ(手引き)①
「事業継続力強化計画」認定申請書の手引き
早速ですがここから実際に申請書のフォーマットに沿ってどのように策定・記入をしていくべきか、順を追って説明していきます。それぞれ自社の場合ではどのような策定が必要かをポイントに作成してみてください。
また、項目ごとにどのような対策を計画・記載していくとよいのか、ひとつづ記入例を準備してみましたので、そちらで大まかなイメージをつかんでいただけると思います。
申請書フォーマットや中小企業庁の手引きはこちらから入手できます
※これから出てくる作成の進め方やツールなどに関しては、必ずしも全て使用する必要はございません
0.申請書表紙
①申請書日付
ここは提出日を記入するので一番最後に記入します。未記入で進めます。
②申請書提出先の人物名
『〇〇経済産業局 〇〇 〇〇殿』と記入します。
それぞれの地域で申請を行う産業局が違いますので、↓をご参照いただき記入をしてみてください。
北海道
北海道経済産業局 中小企業課
〒060-0808 北海道札幌市北区北8条西2-1-1 札幌第1合同庁舎
電話:011-709-1783
青森県、岩手県、宮城県、秋田県、山形県、福島県
東北経済産業局 中小企業課
〒980-8403 宮城県仙台市青葉区本町3-3-1 仙台合同庁舎(Ｂ棟)
電話:022-221-4922
茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、東京都、神奈川県、新潟県、山梨県、長野県、静岡県
関東経済産業局 中小企業課
〒330-9715 埼玉県さいたま市中央区新都心1-1 さいたま新都心合同庁舎1号館
電話:048-600-0394
愛知県、岐阜県、三重県、富山県、石川県
中部経済産業局 中小企業課
〒460-8510 愛知県名古屋市中区三の丸2-5-2
電話:052-951-2748
福井県、滋賀県、京都府、大阪府、兵庫県、奈良県、和歌山県
近畿経済産業局 中小企業課
〒540-8535 大阪府大阪市中央区大手前1-5-44
電話:06-6966-6119
鳥取県、島根県、岡山県、広島県、山口県
中国経済産業局 中小企業課
〒730-8531 広島県広島市中区上八丁堀6-30 広島合同庁舎2号館
電話:082-224-5661
徳島県、香川県、愛媛県、高知県
四国経済産業局 産業振興課
〒760-8512 香川県高松市サンポート3-33 高松サンポート合同庁舎
電話:087-811-8566
福岡県、佐賀県、長崎県、熊本県、大分県、宮崎県、鹿児島県
九州経済産業局 経営支援課
〒812-8546 福岡県福岡市博多区博多駅東2-11-1
電話:092-482-5592
沖縄県
沖縄総合事務局 中小企業課
〒900-0006 沖縄県那覇市おもろまち2-1-1
電話:098-866-1755
※『関東経済産業局 局長』等と検索をすることで局長の名前が調べられます
③住所・名称・代表者の役職及び氏名
自社の情報を記入します。
1.(別紙)事業継続力強化計画【1.名称等 ,2.事業継続力強化の目標】まで
①1.名称等
- 事業者の氏名又は名称
- 代表者の役職名及び氏名
- 資本金又は出資の額
- 常時使用する従業員の数
- 業種
- 法人番号
- 設立年月日
企業に関する基本的な情報を記入します。
『5.業種』は〝事業継続力強化・手引〟のP22,23ページを参照して『39 情報サービス業』の様に、『数字 業種名』をと記入します。
『6.法人番号』は総務等で確認できると思いますので、教えてもらい記入を進めます。
②2.事業継続力強化の目標
自社の事業活動の概要
ここでは自社がどのような事業を営んでいるのかを、分かりやすく簡潔に記入します。
業種等に加え、自らの事業活動が担う役割を【事業概要】【地域経済における役割】【サプライチェーンにおける役割】等に分けて考えてみると記入しやすいかもしれません。
<記入例>
【事業概要】コーポレートエンジニア事業
【地域経済における役割】地域に寄り添い、企業の変化や成長をITで支援し、地域社会の発展に貢献している。
【サプライチェーンにおける役割】地域企業や施設のIT支援者として職場環境の保守・改善を担い、地域社会の経済活動を安定させる役割がある。
事業継続力強化に取り組む目的
災害等発生時、自社はどう行動していくか？事業継続力の強化は何のために策定を図るのかを検討しましょう。
地域社会に対しどのような役割を担っているのか、自社の理念等と照らし合わせて考えてみます。
それ以外にも、サプライチェーンや地域経済へどのような役割を果たすのか、従業員に対しての責務なども考え記載しましょう。
<記入例>
本計画は、緊急事態(地震の発生等)においても、従業員及びその家族の安全を確保しながら、最重要顧客への情報システムの保守・早期復旧によるサービス提供責任をはたし、加えて地域への貢献を果たすことを目的として策定する。
更に平時の想定外のリスクや経営課題にも対処できる危機対応強化につなげる。
事業活動に影響を与える自然災害等の想定
自社の拠点のうち、事業活動を継続するにあたって必要な拠点について、事業活動に影響を与える自然災害を想定します。
最低でも一つ以上、自社の事業活動に甚大な影響を与える可能性が高い自然災害(地震や水害、感染症等)を書く必要があります。災害規模は震度や津波の予想高さ、浸水の予想高さなどを調べ具体的な数値を入れて記載する必要があります。
予想災害規模は、J-SHIS MAPや地域のハザードマップ等を使って調べることができます。
今回は、震災を想定して策定を行いましたので、J-SHIS MAPを使って自社住所の地震予測を確認しました。
<記入例>
J-SHIS MAPより事務所地域の30年以内の地震発生率が震度5強以上66％、6弱以上16.8％以上、6強以上1.6％。
また、東北地方太平洋沖地震の〇〇市震度も踏まえ、本件における緊急時の被害状況を震度6強とする。
自然災害等の発生が事業活動に与える影響
先に想定した自然災害等が、自社にどのような影響を及ぼすかを、下の５つの視点から検討します。
- ヒト(人員に関する影響)
- モノ(建物・設備に関する影響)
- カネ(資金繰りに関する影響)
- 情報(情報に関する影響)
- その他(その他の影響)
検討の際は
- 想定した災害により起きる【具体的な被害内容】
- 予想被害が与える【事業活動への影響：脆弱性】
- 自社の中核事業を継続させるために必須となる【重要経営資源】はなにか？
というポイントを押さえて策定していくとまとめやすいと思います。
<記入例>
（人員に関する影響）
棚の転倒、備品の落下等によりけが人が発生する。勤務時間外(夜間等)に発生の場合、翌営業日の従業員参集が困難となる。従業員やその家族の負傷、交通機関の停止等で、一部従業員が出社困難となる。←【具体的な被害内容】これら被害が事業活動に与える影響として、事業復旧作業の遅れが考えられる。又、メンバーごとに有するスキルが違う為、専属で担当する顧客への業務再開が困難になる可能性も想定される。←【事業活動への影響：脆弱性】
重要経営資源⇒経営層、情報システムに精通した従業員←【重要経営資源】・・・
・・・
（その他の影響）
仕入先・運送会社の被災や交通機関トラブルにより、自社及び取引先用の情報機器や製品の調達が困難となる可能性がある。情報機器の納品・導入・補充が困難となれば、自社・取引先ともに現場復旧に遅れが生じる可能性がある←【具体的な被害内容】
これらの被害が事業活動に与える影響として、自社の事業活動の復旧に遅れが生じ、同時にそれが顧客へのサービス提供体制の復旧の遅れにつながる可能性がある。←【事業活動への影響：脆弱性】
重点経営資源⇒情報機器仕入先、運送会社・運送ルートの確保←【重要経営資源】
3.(別紙)事業継続力強化計画 【3.事業継続力強化の内容 (1),(2)】まで
①3.事業継続力強化の内容[(1)自然災害等が発生した場合における対応手順]
災害発生時に第一優先に守るものは、人命です。ここでは想定した規模の災害が起きた際に具体的にどのような行動をとるか、対策と実行基準を設けながら策定していきます。
人命の安全確保
災害の発生直後の初動対応のうち、従業員の安全確保は、事業継続に向けて非常に重要なポイントとなります。避難経路や避難場所等を事前に確認する等の対策を立てていきます。
<記入例>
項目 初動対応の内容 発災後の 対応時期
事前対策の内容 １ 人命の安全確保 従業員の避難 発災直後 ・社内非常口の避難経路の 確認・周知
・自社拠点内の避難場所設定
・避難場所までの経路確認、
周知
安否確認 発災直後 ・連絡網の整備 ・安否確認用のLINEグループ準備
非常時の緊急時体制の構築
緊急事態が発生した際、災害対策本部を立ち上げるために事前に確認・準備しておく必要がある決め事を洗い出します。
<記入例>
２ 非常時の緊急時体制 の構築
災害対策本部立ち上げ 発災直後 ・設置基準の策定 ・設置場所の決定
・災害対策本部の構築
被害状況の把握、被害情報の共有
被害の状況を速やかに確認することができる体制を整えるために、手順や準備しておく必要がある資料やツールを計画します。
<記入例>
３ 被害状況の把握 被害情報の共有
情報の第一報 発災後12時間以内 ・自社被害状況確認時の確認項目リスト化 ・自社社員・取引先担当者の連絡先決定と把握。被害状況確認の指標作成
・被害情報、復旧情報の発信方法を確認
その他の取組
災害時に考えられるリスクに対して、近くの病院までの距離や住所・連絡先、安否確認の具体的な手段について計画していきます。
※施設までの距離を測るときは、『キョリ測』がとても便利でした
<記入例>
４ その他の取組 従業員の帰宅許可 発災直後 ・帰宅許可基準の設定 避難対応 火災発生時 建物損壊時
・避難場所は事務所建屋前の 駐車場
救助・負傷者対応 負傷者発生時 救助・応急処置の所在：事務 所に救急箱有
<緊急搬送先1>
○○○○病院
距離：900ｍ
tel：123-456-7890
<緊急搬送先2>
○○○○病院
距離：1200ｍ
tel：123-456-7890
安否確認 ○○市における震度6強の地震発生時 対象者：全従業員 確認方法1：社内連絡網
確認方法2：安否確認用の
LINEグループ
確認方法3：災害用伝言ダイ
ヤル、災害用伝言版
災害対策本部 設置基準 1. ○○市における震度6強の地震発生時
2. 社長による決定
統括責任者：社長 参集場所：事務所
②3.(2)事業継続力強化に資する対策及び取組
2.事業継続力強化の目標の項目で出した【重要経営資源（A.ヒト、B.モノ、C.カネ、D.情報）】に対して、事前対策における「現在の取組」と、「今後の計画」の取組案を記入していきます。自然災害等の影響がないものについては記載する必要はなく、自社にとって、事業継続上どのような対策を講じることが特に有効であるか、という観点で検討してください。例えば、自社にとって重要な業務は何か、その業務はどのような自然災害等により停止してしまうか、等を考える事が有効となります。
対策を立てる中で、設備の導入を検討している場合はここに明記します。また、対策に必要資金が発生するかどうかも書いておくとよいと思います。
A.自然災害等が発生した場合における人員体制の整備【ヒト】
自社における授業員の役割やスキルの確認・把握を行い、事業継続ができる人員体制の構築や従業員の多能工化などの具体的な計画をたてます。
<記入例>
現在の取組
・テレワークにより自宅でも各自作業ができる環境の整備
今後の計画
・クラウド上のデーターベースに顧客毎の業務内容や進捗状況を記録管理可能な自社システムの開発と運用を開始する。これにより担当従業員が災害の影響で勤務出来ない場合でも、他従業員が顧客への適切な対応が継続できるようにする / 期限：2022年3月迄 / 必要資金：有
・取引先毎の業務内容に各従業員が対応できるように従業員の多能工化を図っていく/ 期限：2024年3月迄 / 必要資金：無。
B.事業継続力強化に資する設備、機器及び装置の導入【モノ】
工場にある生産機械や、PCやサーバー等のシステム運用と業遂行上欠かすことの出来ない情報機器など、普段事業を行う上で使用しているものを極力洗い出し、今できている対策と対策に不安が残る所がないか全体を把握し計画を考えましょう。
<記入例>
現在の取組
・棚や什器に転倒防止対策を実施
・停電の発生に備えて、無停電電源装置を導入している
今後の計画
・停電の発生や一部地域における通信不通により、ネット環境が使用できない場合に備え、サテライトオフィスを準備する/ 期限：2022年8月迄 / 必要資金：有
C.事業活動を継続するための資金の調達手段の確保【カネ】
資金に関しては、経営者でなければわからない部分があるとおもいますので、策定担当として行っている場合は経営者に加入している保険や万一事業がストップしてしまい収入が止まった時の為の預金があるか等を確認し、補填が必要な部分の改善案を計画します。
<記入例>
現在の取組
・現在、火災保険では企業総合保険と超ビジネス保険(事業活動包括保険普通保険)に加入している。各保険の補償対象範囲は、前者は事務所建物内に収容される設備什器一式、後者は賠償責任と休業に関してとなっている。
・現在、3か月分販売管理費の現預金確保は出来ている
・現状、両火災保険とも地震が発生した場合は補償の対象とならない為、地震による復旧費用や運転資金などの資金調達が困難となることが想定される
今後の計画
・現在加入している火災保険について、地震危険補償特約を加える。
D.事業活動を継続するための重要情報の保護【情報】
DX化が推進され、IT導入やクラウドサービスの利用が多くなっている状況で、自社のデータの管理はどのように行っているのか？基幹システム等の業務に欠かせないシステムやファイルサーバーのサーバー構築はどのようになているのか？などを明確にし、セキュリティやバックアップ・復元体制の観点から脆弱性のある部分を改善する計画を立てます。
<記入例>
現在の取組
・クラウド上に、自社及び一部取引先のサーバーと各端末のバックアップ環境を整備
今後の計画
・災害時の自社被害状況の確認すべき項目洗い出し・資料化 / 期限：2022年5月迄 / 必要資金：無
・クラウド上のデーターベースで自社及び顧客にて所有する情報機器の種類と役割を記録管理する自社システム開発と運用を開始する。復旧初動の迅速化を図る/ 期限：2022年5月迄 / 必要資金：有
4.(別紙)事業継続力強化計画 【3.事業継続力強化の内容 (3),(4)】まで
①3.(3)事業継続力強化設備等の種類
税制優遇を受けるため、導入する設備等の詳細を記入します。『3.(2)事業継続力強化に資する対策及び取組』で設備など導入計画を書いている場合はA.B.C.Dのどの項目の設備か明記します。
※税制優遇を活用しない場合は記載不要の項目となります
<記入例>
（２）の項目 取得 年月
設備等の名称／型式 所在地 1 B
R4.9 排水ポンプ／METI01 ●●県／××市○○―○―○ 2 B
R4.10 架台（既に取得等をした自家発電設備（機械装 置）用）／METI02 ●●県／××市○○―○―○ 3
設備等の導入でかかる金額を記入します。
<記入例>
設備等の種類 単価（千円） 数量 金額（千円） 1 機械装置 2,000 1 2,000 2 機械装置 1,000 1 1,000 3
確認項目を読み、うえで記載した設備は該当しないことを確認し、✔を書きます。
<記入例>
確認項目 チェック欄 上記設備は、建築基準法（昭和二十五年法律第二百一号）及び消防法（昭和二十三年法律第百八十六号）上設置が義務づけられた設備ではありません。 ✔
①3.(4)事業継続力強化の実施に協力する者の名称及び住所並びにその代表者の氏名並びにその協力の内容
中小企業を取り巻く関係者（親事業者・政府関係金融機関等）による取組がある場合、名称や住所、協力の内容を記載します。
※上記のような事業者・団体がいない場合、記入はせず空欄のままで大丈夫です
<記入例>
名称 A株式会社 住所 ○○県○○市○○町○－○ 代表者の氏名 ○○ ○○ 協力の内容 • 自然災害に備えた事前対策の取組強化について、技術的な助言を受ける ほか、自社の生産設備に支障が生じた場合、同社の生産設備を借りて、代 替生産を行うことについて、検討・決定する。
名称 B銀行〇〇支店 住所 ○○県○○市… 代表者の氏名 ○○ ○○ 協力の内容 • 被災時において、最大○○万円までの緊急融資を受けられる契約を結ん でおくとともに、○○県信用保証協会のセーフティネット保証を活用するこ とについて、事前に協議を行う。 • コミットメントラインや事前融資予約などについても、今後協議を進める。
5.(別紙)事業継続力強化計画 【3.事業継続力強化の内容 (5),4.実施期間,5.事業継続力強化を実施するために必要な資金の額及びその調達方法,6.その他(1)(2)】まで
①3.(5)平時の推進体制の整備、訓練及び教育の実施その他の事業継続力強化の実効性を確保するための取組
ここのポイントとして、平時の取組推進については、必ず経営層の指揮の下実施する体制としておく認識を明記することが重要になります。
<記入例>
計画の推進及び訓練・教育については、代表取締役社長の指揮の下、実施する。
<何を>日頃の顧客管理、業務内容、事業形態等に大幅な変更があった場合、提供サービスの変更・追加・ルートの組み換えあった場合等は、計画を見直す必要があるか検討を行い、その必要があれば即座にその変更を計画に反映
<誰が>各従業員
<いつ>原則半年間に１回現状確認を、影響の大きい変化のときは都度修正<何を>県の防災訓練時期に合わせる形で毎年１回以上、BCPを意識した訓練の実施及び事前対策の進捗状況や問題点をチェックし、必要に応じて計画を改善・見直しをする。
※バックアップからの復旧手順は実際に実施してチェックする
<誰が>BCP策定担当者
<いつ>年１回（毎年８月）<何を>BCP活動を通じて明らかになった、重要経営資源の脆弱性対策として次年度の経営計画に入れ込む、また業務プロセスをシンプルにしてリスク軽減を図るなど、経営力強化に役立てる。
<誰が>社長
<いつ>年１回（毎年１１月）<何を>事業継続力強化経計画を拡充し効果的なものにしていく為、平時からBCP策定に力をいれ、知識習得及び共有を図る。
<誰が> BCP策定担当者
<いつ>平時1. この事業継続力強化経計画策定シートの管理は代表取締役社長の指揮の下策定担当者が実施する
2. このシートは年１回、毎年11月と訓練実施の都度、内容の見直しを行い修正が必要な場合には、社長の承認を経て修正を行う
②4.実施期間
策定した計画を完了させるまでの期間を記入します。
※実施期間については、3年以内の取組として記載します
※開始時期は申請書の申請日以降の年月を記入します
<記入例>
2021年 12 月～ 2024 年 12月
③5.事業継続力強化を実施するために必要な資金の額及びその調達方法
<記入例>
実施
事項使途・用途 資金調達方法 金額（千円） 事前対策 設備復旧費用の支払い 企業総合保険 2,500 事前対策 販売管理費の支払い 自己資金 25,000
④6.(1)関係法令の遵守（必須）
内容を確認し✔を記入します。
<記入例>
確認項目
チェック欄 事業継続力強化の実施にあたり、私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律（昭和二十二年法律第五十四号）、下請代金支払遅延等防止法（昭和三十一年法律第百二十号）、下請中小企業振興法（昭和四十五年法律第百四十五号）その他関係法令に抵触する内容は含みません。 ✔
⑤6.(2)その他事業継続力強化に資する取組（任意）
該当するもののみにチェックをいれます。（チェックがない場合でも認定に支障はありません）
<記入例>
確認項目
チェック欄
レジリエンス認証制度（※１）に基づく認証を取得しています。 ✔ ISO 22301認証（※２）を取得しています。 ✔ 中小企業BCP策定運用指針に基づきBCPを策定しています。 ✔
お疲れまでした。計画の策定はこちらで一通り完了となります。
最後に計画申請に関しまして補足させていただきます。
申請の際は、郵送の場合は記載内容に不備や漏れがないか等を確認する『事業継続力強化計画 申請書提出用チェックシート』を記入作成し添付が必要となります。こちらのチェックシートは計画の策定が完了していれば、作成に時間はかからないと思います。
※『事業継続力強化計画 申請書提出用チェックシート』はこちらから取得できます
また、『電子申請システム』もありWEBからの申請もできます。（入力する項目は紙ベースの申請書の項目と同じですので、ほとんどがテキストのコピペで作成可能です。）郵送だと結果がかえってくるまでに1ヵ月以上かかるとなっていますが、WEB申請で行えば、事務局からの添削・修正指摘もメールですぐに届き、修正して再度確認をしてもらうことが可能です。計画の修正や共有がいつでも簡単に行うことができるので、個人的にはWEB申請をオススメいたします。弊社の場合、大体2週間弱で認定がおりました。
※WEBからの申請の注意点として、申請には『GビズIDアカウント』でのログインが必要になります。取得には原則2週間程度かかりますので、計画的な取得が必要かもしれません
最後までご覧いただきありがとうございました。
弊社では、ひとり情シス救済/ネットワークセキュリティ/IT-BCP運用/ITプロジェクト支援など、専門知識をもったスタッフがあなたの企業のIT 社員として、時間単位で業務を請け負う、コーポレートエンジニア事業(スマート社員(旧:コアスタッフ))としてIT人材の準委任型契約タイムシェアサービスを提供しています。
今回のBCP策定計画等につきましても、専門知識を持つ私たちが解決のお手伝いをさせていただきますので、お気軽にご相談くださいませ。