–スマート社員導入の経緯と課題を教えてください

とあるレンタルサーバーさんで契約を続けっぱなしだったのですが、メールのアカウントの上限が厳しかったりで、運用の面で不便が出てきていました。「いずれどこかのタイミングでレンタルサーバー変えて、ドメインの整理もしなければいけない」と思いながらも、日々の業務に終われ対応ができずにいました。

そんなタイミングでちょうど、WEBサイトのリニューアルが重なって、急遽サーバーの切り替えを決断しないといけなくなってしまいました。

でも、やるに当たってITやWebの専任者がおらず、どう手をつけていいのかわからない。大規模なお引越しになるのはなんとなくわかっていたのですが、メール関係の情報の整理をしたり、業務を止めずに継ぎ目がない状態で切り替えをやらなきゃいけなくて、どうしていいか困っていました。

そんなところで、以前ご提案頂いていたスマート社員でサポートしてもらうことになり、そこで一番お手伝い頂くきっかけになったんじゃないかな、と思います。

–スマート社員を利用して解決したこと、よかったことなど、感じたところを率直に聞かせてください

先ほどと重複してしまうんですけど、うちはITのインフラの専任者がいないんです。やっぱり製造業さんはどこも懸念してるというか中々専任を置くというのはハードルが高い部分があると思うんですよね。かと言って誰かが片手間でできるようなことでもないし。でも、何かトラブルがあると業務もストップしてしまうし、心配ではありますよね。

今までトラブルが起こってしまった場合、ベンダーさんに相談したりしてたんですけど、対応に時間がかかったりして、業務がいったん止まっちゃうということもありましたし、いつも社内の状況を知っている人が来るかというとそういう訳じゃない。その点、アップデートさんのスマート社員では、スタッフさんがうちの状態を把握してくれてますし、トラブルが起きた時に相談できる窓口が常にあるというのが心強いところですね。

–スマート社員の対応のスピード感はどうでしょうか？

今はWebサイト関連でサポートをお願いすることが多いのですが、ITやWebに特化した専門の方に相談できる安心感とスピード感は嬉しいです。

やっぱり私自身がWEB管理の方をしているので思うんですけど、ネットショップを運営していると、WEBサイトが止まるとそれだけで一日何百回とアクセスも、問い合わせも止まってしまうし、結構な機会損失になってしまいますよね。

特にWebサイトをリニューアルをしてからは、ワードプレスを使っているので、セキュリティ面やアップデートがあった時に予期せぬトラブルが起こることがあり、でも中でなにが起きてるかわからない、ということが起きていました。

今までの古いサイトでHTMLとCSSで更新してた時とは違ったトラブルが起きるので、トラブルに直面した時に私自身が検索して調べていくしかないですよね。でも検索して調べていくうちに何時間もかかってしまって、他の業務もあるので時間がおしいんですよね。さらに復旧できるかもわからない。

でも、アップデートさんはウェブサイトの制作や管理もやっているので、対応はスムーズですね。ワードプレスやセキュリティに関する情報も把握して共有してもらえる、他社さんのノウハウなどもアップデートさんに情報が集約されているという意味でも安心感がありますね。

−他に気になったことなどありますか？

スタッフさんが時々連絡くださるものがありがたくって、ITやWebの専任者がいない弊社の状態だと、セキュリティリスクにアンテナを張ることがどうしても疎くなってしまう。同じWindowsアップデートでも、「今回のは重要ですよ」とかメールをもらうと「ハッ」となるので、セキュリティのお知らせを頂けるのはすごくありがたいです。スマート社員とは少しずれてしまうかもしれませんけど、自社の状態を知っているからこそいただけるお知らせは助かります。

-逆にスマート社員の改善点や期待することはありますか？

うちなんかはスマート社員を利用するのが不定期なので、メルマガのようなものがあると嬉しいですかね。あとはスラックとか社内の運用をよくするツールがでてると思うんですけど、普段中々情報収集する時間がとれないので、うちの会社にはこういうのが向いてるんじゃないかとかソフトの無償有償問わず紹介を貰えると嬉しいです！

スラックの導入を社内で一度検討してみたんですけど、うちの使用用途とは少し違って現在別のタスク共有アプリをテスト導入しているんですけど果たしてこれで正解なんだろうかと….個人の進捗管理では便利かなと思うんですけどアップデートさんから他社でこういう事例があった等ご紹介いただけると有難いです。

-最後にスタッフの印象・感想を教えてください

皆さん気さくな印象ですね。IT系の業務にあたってる方よりも現場に来てくれる人というか…表現が難しいですけど、とても現場よりで、身近にいてくれる感じですかね。言葉を優しく、わかりやすく、噛み砕いて話してくださっているのが伝わってきます。

あとは、ベンダーさんに相談するよりハードルが低くて相談しやすいですね。ベンダーさんにも相談したいことがあってたまに話をするんですけど、実際の運用に見合わない、数ステップ先のサービスなんかを紹介されちゃうんですよ。理想的ではあるけれど、そこに至るまでにはまだ超えなきゃいけないハードルがあるんだよな…と思う事が多々あります。ベンダーさんに紹介されたものを運用していくには、さらに専任者が必要になってくるのもありますしね。

そういった点で、フラットな立ち位置で気軽に相談できるスマート社員はありがたいですね。